Nagrywanie rozmów telefonicznych

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z rozmowami telefonicznymi prowadzonymi za pośrednictwem infolinii MEJBE jest WINBE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Obrońców Helu 3/LU1, 02-495 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001122528, NIP 5223308499, REGON 529427045, dalej jako „Administrator”.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:

• pocztą elektroniczną na adres shop@mejbe.com,
• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie mejbe.com,
• pisemnie na adres siedziby Administratora.

2. Informacja o nagrywaniu rozmów

Wszystkie rozmowy telefoniczne prowadzone za pośrednictwem infolinii MEJBE są nagrywane.

Informacja o nagrywaniu jest przekazywana osobie dzwoniącej przed połączeniem z pracownikiem lub konsultantem.

3. Cel przetwarzania danych

Rozmowy telefoniczne są nagrywane w celu kontroli i podnoszenia jakości obsługi klientów, w szczególności poprzez:

• ocenę prawidłowości i standardu prowadzonej obsługi,
• wyjaśnianie nieprawidłowości związanych ze sposobem obsługi,
• doskonalenie organizacji pracy infolinii,
• podnoszenie jakości komunikacji z klientami,
• szkolenie i rozwój osób obsługujących połączenia, jeżeli nagrania są w tym celu wykorzystywane.

Nagrania nie będą wykorzystywane do celów niezgodnych z celami wskazanymi powyżej.

4. Podstawa prawna przetwarzania

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych zawartych w nagraniach jest art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanego dalej „RODO”, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora.

Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie odpowiedniego standardu obsługi klientów, kontrolowanie jakości prowadzonych rozmów oraz doskonalenie działania infolinii.

Nagrywanie rozmów nie odbywa się na podstawie zgody osoby dzwoniącej. Osoba dzwoniąca zostaje poinformowana o nagrywaniu przed połączeniem z konsultantem i może wybrać inną formę kontaktu z Administratorem.

5. Zakres przetwarzanych danych

W związku z rozmową telefoniczną Administrator może przetwarzać:

• numer telefonu osoby dzwoniącej,
• datę i godzinę połączenia,
• czas trwania połączenia,
• nagranie głosu osoby dzwoniącej,
• treść prowadzonej rozmowy,
• dane identyfikacyjne i kontaktowe przekazane podczas rozmowy,
• informacje dotyczące zamówienia, płatności, faktury, przesyłki, reklamacji, gwarancji, serwisu lub urządzenia,
• inne informacje dobrowolnie przekazane podczas rozmowy.

Prosimy, aby podczas rozmowy nie podawać danych, które nie są konieczne do załatwienia sprawy, w szczególności haseł, kodów dostępu, kodów jednorazowych ani pełnych danych kart płatniczych.

6. Okres i miejsce przechowywania nagrań

Nagrania rozmów telefonicznych są przechowywane przez okres nieprzekraczający 30 dni od dnia przeprowadzenia rozmowy.

Po upływie tego okresu nagrania są trwale usuwane.

Nagrania są przechowywane lokalnie, w systemie teleinformatycznym znajdującym się na terytorium Polski.

7. Odbiorcy danych

Dostęp do nagrań mogą posiadać wyłącznie pracownicy i współpracownicy Administratora, którzy zostali odpowiednio upoważnieni i potrzebują dostępu do nagrań w celu wykonywania swoich obowiązków.

Dane mogą być również przetwarzane przez podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi:

• telefoniczne i telekomunikacyjne,
• związane z obsługą lub serwisowaniem centrali telefonicznej,
• informatyczne i serwisowe,
• związane z utrzymaniem i zabezpieczeniem systemów teleinformatycznych.

Podmioty te mogą przetwarzać dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług na rzecz Administratora, na podstawie odpowiedniej umowy i zgodnie z poleceniami Administratora.

Dane mogą zostać udostępnione również sądom, organom ścigania, organom administracji publicznej lub innym uprawnionym instytucjom, jeżeli obowiązek ich udostępnienia wynika z przepisów prawa.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Nagrania rozmów telefonicznych są przechowywane na terytorium Polski.

Administrator nie zamierza przekazywać nagrań rozmów telefonicznych ani zawartych w nich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane zostały utrwalone w nagraniu rozmowy telefonicznej, przysługuje prawo do:

• uzyskania informacji o przetwarzaniu jej danych osobowych,
• dostępu do danych,
• otrzymania kopii danych znajdujących się w nagraniu,
• sprostowania nieprawidłowych danych,
• żądania usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO,
• żądania ograniczenia przetwarzania danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

W celu odnalezienia konkretnego nagrania Administrator może poprosić o podanie informacji pozwalających zidentyfikować rozmowę, w szczególności:

• numeru telefonu, z którego wykonano połączenie,
• przybliżonej daty i godziny rozmowy,
• informacji o sprawie, której dotyczyło połączenie.

Przed udostępnieniem kopii nagrania Administrator może zweryfikować tożsamość osoby składającej wniosek.

Prawo do otrzymania kopii danych nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych osób. Z tego względu Administrator może przed udostępnieniem nagrania zastosować rozwiązania chroniące dane pracowników, konsultantów lub innych osób występujących w nagraniu.

Wnioski dotyczące realizacji praw można przesyłać na adres shop@mejbe.com albo pisemnie na adres siedziby Administratora.

10. Prawo do wniesienia sprzeciwu

Ponieważ dane osobowe są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, osoba, której dane dotyczą, może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec ich przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.

Po otrzymaniu sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania danych, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

11. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. Dobrowolność kontaktu telefonicznego

Kontakt telefoniczny z MEJBE jest dobrowolny, jednak wszystkie rozmowy prowadzone za pośrednictwem infolinii są nagrywane.

Osoba, która nie chce korzystać z nagrywanej infolinii, może skontaktować się z Administratorem:

• pocztą elektroniczną na adres shop@mejbe.com,
• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie mejbe.com,
• pisemnie na adres siedziby Administratora.

Podanie danych podczas rozmowy jest dobrowolne. Niepodanie informacji potrzebnych do identyfikacji zamówienia, urządzenia, zgłoszenia lub innej sprawy może jednak uniemożliwić jej obsłużenie.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe zawarte w nagraniach rozmów telefonicznych nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym do profilowania.

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze sklepu internetowego mejbe.com znajdują się w Polityce prywatności.